AVIS DE CONFIDENTIALITÉ À L’INTENTION DES CLIENTS DE RÉSEAUX HIBOO

Le présent avis de confidentialité décrit les principes que Réseaux Hiboo appliquera pour protéger la confidentialité des informations personnelles en sa possession ou sous son contrôle provenant de ses clients et d’autres personnes. 

De manière générale, l’utilisation des produits et services par un client s’appuie sur le pouvoir légal de Réseaux Hiboo de recueillir, d’utiliser et de divulguer des informations personnelles à toutes les fins liées à la fourniture de ses services. Le présent avis de confidentialité traite plutôt de l’utilisation des informations personnelles par Réseaux Hiboo et, le cas échéant, des choix offerts aux personnes, ainsi que du consentement que Réseaux Hiboo doit obtenir de leur part, pour toute fin non liée aux fonctions prévues dans le cadre de la fourniture de ses services de télécommunications. 

En acceptant les services de Réseaux Hiboo, en visitant son site Web, en interagissant avec elle sur ses canaux de médias sociaux ou en lui fournissant de toute autre manière vos informations personnelles, vous reconnaissez les pratiques décrites dans le présent avis de confidentialité. Puisque les modalités du présent avis de confidentialité peuvent être modifiées de temps à autre, vous devriez en consulter le texte régulièrement pour prendre connaissance des mises à jour.

Réseaux Hiboo s’engage à conserver les informations personnelles qu’elle recueille conformément aux obligations prévues dans les dispositions législatives applicables en matière de protection de la vie privée, notamment celles que prévoient la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) (« LPRPDE »), la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (Ontario) (« LAIMPVP ») et le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC).

CE QUE NOUS RECUEILLONS

Les informations personnelles portent sur une personne identifiée ou identifiable. Les informations personnelles que Réseaux Hiboo peut recueillir comprennent donc des renseignements comme votre nom, votre date de naissance, vos coordonnées (y compris votre adresse électronique), les informations nécessaires pour gérer votre compte et valider votre identité, les informations relatives aux transactions et d’autres renseignements vous concernant recueillis par voie électronique, en personne ou par téléphone.

Les informations personnelles ne comprennent pas le nom, le titre, l’adresse professionnelle ou le numéro de téléphone d’un employé faisant partie d’une organisation. Elles ne comprennent pas non plus les données qui ont été agrégées de telle sorte que les informations se rapportant à un particulier ne peuvent être reconnues comme telles.

Dans le présent avis de confidentialité, « Réseaux Hiboo », « elle », « son/sa/ses », « nous » et « notre/nos » désignent Réseaux Hiboo Inc. et ses sociétés affiliées et filiales, tandis que « client/clients », « vous » et « votre/vos » désignent une personne physique, soit un client, un client potentiel, un fournisseur ou un autre membre individuel du public dont les informations personnelles sont en notre possession ou sous notre contrôle. Le présent avis de confidentialité ne s’applique pas aux informations relatives aux entreprises clientes qui exercent leurs activités sous la forme de sociétés, de partenariats ou d’autres formes d’association. Réseaux Hiboo protège toutefois la confidentialité de ces informations conformément à la loi, y compris les codes de conduite réglementaires émanant du CRTC, ainsi que les accords contractuels.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant vos informations personnelles ou le présent avis de confidentialité, veuillez les adresser à l’intention du :

Conseiller juridique

Réseaux Hiboo Inc.

555, promenade Legget, Tour B, bur. 620

Kanata (Ontario) K2K 2X3

Courriel : privacy@hiboonetworks.com

COMMENT EXERÇONS-NOUS LA REDDITION DE COMPTES?

Réseaux Hiboo est responsable de la protection des informations personnelles en sa possession ou sous son contrôle, y compris toutes les informations personnelles qu’elle détient ou qu’elle transfère à un tiers à des fins de traitement. Pour ce faire, nous maintenons un programme et des politiques de protection de la vie privée, et mettons en place des politiques et des procédures qui obligent Réseaux Hiboo et ses filiales à gérer les informations personnelles conformément aux principes énoncés dans le présent avis de confidentialité.

QUE FAISONS-NOUS DES INFORMATIONS PERSONNELLES QUE NOUS RECUEILLONS?

Nous vous indiquerons les raisons pour lesquelles nous recueillons des informations personnelles avant ou au moment de la collecte. Nos employés et représentants qui recueillent des informations personnelles vous expliqueront ces raisons ou vous renverront à une personne désignée au sein de Réseaux Hiboo qui pourra vous les expliquer.

Sauf si la loi l’exige, Réseaux Hiboo n’utilisera ni ne divulguera des informations personnelles recueillies à d’autres fins que celles initialement prévues, sans avoir au préalable précisé et consigné cette nouvelle finalité, puis obtenu le consentement du client.

Toutes les informations personnelles recueillies par Réseaux Hiboo le sont aux fins suivantes :

• Établir, fournir et maintenir des services d’information, de télécommunication et de technologie ou des services auxiliaires;
• Identifier et authentifier nos clients, répondre à leurs demandes et maintenir une relation commerciale responsable avec eux;
• Facturer et percevoir les paiements, et fournir des notifications à de telles fins;
• Traiter les paiements préautorisés;
• Effectuer des vérifications de crédit pour déterminer la solvabilité;
• Établir l’admissibilité aux produits et services;
• Recommander des produits et des services particuliers pour répondre aux besoins des clients;
• Mettre au point, améliorer, promouvoir ou fournir les produits et services de Réseaux Hiboo;
• Fournir aux clients des informations sur le secteur des télécommunications et sur nos services;
• Informer les clients des programmes nouveaux et existants, des événements, des causes ou de toute autre activité sous le parrainage de Réseaux Hiboo;
• Gérer et développer les activités et les opérations de Réseaux Hiboo;
• Répondre aux exigences légales et réglementaires;
• Surveiller et maintenir la protection de l’infrastructure (par exemple, au moyen de systèmes de télévision en circuit fermé), de notre sécurité physique, de notre réseau de télécommunications et de nos données;
• Pour mettre au point de nouveaux produits et services;
• Pour soutenir les intérêts légitimes de Réseaux Hiboo en tant qu’organisation, notamment afin de respecter ses obligations contractuelles ou de faire valoir ou défendre ses droits dans le cadre de procédures réglementaires ou judiciaires; et
• Pour améliorer l’expérience des clients grâce à des contrôles de qualité et à la formation – par exemple, via l’enregistrement des appels.

COMMENT RÉSEAUX HIBOO OBTIENT-ELLE LE CONSENTEMENT?

Réseaux Hiboo déploiera des efforts raisonnables dans l’obtention du consentement, afin de s’assurer que vous êtes informé des raisons pour lesquelles les informations personnelles seront utilisées ou divulguées. Les finalités doivent être énoncées d’une manière qui puisse être raisonnablement comprise.

Sauf si la collecte ou l’utilisation des informations personnelles est exigée par la loi ou les termes de notre licence, Réseaux Hiboo obtiendra votre consentement à l’utilisation et à la divulgation des informations personnelles en même temps qu’elle recueille ces informations. Cependant, Réseaux Hiboo peut aussi demander votre consentement pour utiliser et divulguer des informations personnelles après qu’elles eurent été recueillies, mais avant qu’elles ne soient utilisées ou divulguées pour une nouvelle finalité.

Réseaux Hiboo vous demandera votre consentement pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation d’informations personnelles comme condition de la fourniture d’un produit ou d’un service uniquement si cela est nécessaire pour fournir ledit bien ou service.
Pour déterminer la forme de consentement appropriée, Réseaux Hiboo tiendra compte de la sensibilité des informations personnelles et de vos attentes raisonnables.

En règle générale, l’utilisation des produits et services fournis par Réseaux Hiboo constitue un consentement implicite à la collecte, à l’utilisation et à la communication d’informations personnelles aux fins préalablement précisées.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et moyennant un préavis raisonnable. Par exemple, un retrait de consentement ne peut être accepté si les informations personnelles sont nécessaires à la prestation continue d’un service ou d’un produit. Les clients peuvent communiquer avec Réseaux Hiboo pour en savoir plus sur les conséquences d’un tel retrait.

COMMENT LIMITONS-NOUS LA COLLECTE?

Réseaux Hiboo recueille des informations personnelles principalement auprès de ses clients. Réseaux Hiboo ne vous demandera pas, comme condition à la fourniture d’un produit ou d’un service, de consentir à la collecte d’informations personnelles au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre les fins légitimes précisées par elle.

Réseaux Hiboo peut également recueillir des informations personnelles auprès d’autres sources, notamment les agences d’évaluation du crédit, les employeurs ou encore les références personnelles, ou auprès d’autres tiers déclarant avoir le droit de divulguer de telles informations.

COMMENT LIMITONS-NOUS L’UTILISATION, LA DIVULGATION ET LA CONSERVATION DES INFORMATIONS PERSONNELLES?

Réseaux Hiboo peut utiliser ou divulguer des informations personnelles à l’insu de l’intéressé et sans son consentement en cas d’urgence, lorsque la vie, la santé ou la sécurité d’une personne est menacée. Réseaux Hiboo peut aussi divulguer des informations personnelles à l’insu de l’intéressé et sans son consentement à un avocat représentant les sociétés du groupe, afin de recouvrer une dette; de se conformer à une assignation à comparaître, à un mandat ou à une autre ordonnance d’un tribunal; ou encore si la loi l’exige.

Seuls les employés de Réseaux Hiboo dont les fonctions l’exigent pour des raisons professionnelles, ou dont les responsabilités le justifient raisonnablement, se voient accorder l’accès aux informations personnelles des clients.

Il peut être nécessaire de communiquer vos informations de facturation et de consommation avec des agences de facturation et de règlement tierces, par exemple si vous avez signé un contrat distinct avec un partenaire ou un revendeur de Réseaux Hiboo.

Réseaux Hiboo peut engager des employés, des entrepreneurs ou d’autres sociétés et tiers pour la prestation de services qui sous-entendent l’accès à des informations personnelles. Il est possible que ces tiers soient situés en dehors de l’Ontario ou du Canada.
Réseaux Hiboo ne divulguera aucune information sur les consommateurs (pouvant inclure des informations personnelles) à l’une de ses sociétés affiliées sans le consentement écrit de l’intéressé, sauf si ces informations doivent être divulguées :

à des fins de facturation ou de fonctionnement du marché;
à des fins d’application de la loi; ou
dans le but de se conformer à une obligation légale.

Réseaux Hiboo ne conservera les informations personnelles que pendant la durée nécessaire ou pertinente aux fins déterminées, ou tel que requis par la loi. Selon les circonstances, lorsque des informations personnelles ont été utilisées pour prendre une décision concernant un client, Réseaux Hiboo conservera, pendant une période raisonnablement suffisante pour permettre au client d’y avoir accès, soit les informations en question, soit les motifs ayant mené à la décision.

Réseaux Hiboo a mis en place des contrôles et des pratiques raisonnables pour la conservation et la destruction des informations et des dossiers, qui s’appliquent aux informations personnelles qui ne sont plus nécessaires ou pertinentes pour les finalités précisées ou dont la conservation n’est plus exigée par la loi. Ces informations seront alors détruites, effacées ou anonymisées.

COMMENT GARANTISSONS-NOUS L’EXACTITUDE DES INFORMATIONS?

Les informations personnelles utilisées par Réseaux Hiboo doivent être suffisamment précises, complètes et à jour pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements inexacts servent à prendre une décision concernant un client. Réseaux Hiboo mettra à jour les informations personnelles concernant les clients principalement suite à un avis de leur part, et au besoin, au service des fins déterminées ayant justifié au départ la collecte de ces informations.

COMMENT PROTÉGEONS-NOUS LES INFORMATIONS PERSONNELLES?

Réseaux Hiboo protège les informations personnelles contre les risques tels que la perte ou le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation inappropriée, la modification ou la destruction, grâce à des mesures de sécurité adéquates. Réseaux Hiboo protège les informations quel que soit le format dans lequel elles sont conservées.

Réseaux Hiboo protège les informations personnelles ayant été divulguées à des tiers en leur mentionnant le caractère confidentiel des informations, en garantissant des contrôles contractuels appropriés, en précisant les fins auxquelles elles doivent être utilisées, en limitant le nombre de personnes dont les fonctions exigent l’accès et en exigeant des mesures de sécurité physiques et procédurales pour assurer leur protection.

Tout le personnel de Réseaux Hiboo ayant accès aux informations personnelles est tenu, comme condition d’emploi, de respecter leur caractère confidentiel.

COMMENT FAISONS-NOUS PREUVE D’OUVERTURE ?

Réseaux Hiboo s’engage à rendre les informations en lien avec le présent avis faciles à comprendre, accessibles et à jour. Réseaux Hiboo apporte de temps à autre des modifications à son avis de confidentialité. Ces modifications sont alors publiées sur son site Web et, le cas échéant, dans des encarts accompagnant la facture.

COMMENT ACCORDONS-NOUS L’ACCÈS AUX INFORMATIONS PERSONNELLES?

Sur demande, vous pouvez obtenir des informations concernant le type, l’utilisation et la divulgation de vos informations personnelles que Réseaux Hiboo a en sa possession et sous son contrôle. Réseaux Hiboo peut exiger une preuve d’identité satisfaisante avant d’accorder l’accès. Elle peut aussi imposer des frais minimes pour répondre à une telle demande afin de couvrir les coûts de reproduction. Réseaux Hiboo est libre de refuser l’accès aux informations personnelles lorsqu’elle est autorisée à le faire (par exemple, dans un cas où l’accès porterait atteinte à la vie privée d’une autre personne), ou lorsque la loi ou les autorités réglementaires l’exigent.

Si vous estimez que vos informations sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez demander qu’elles soient corrigées. Si vos informations ne sont pas corrigées à votre satisfaction, nous consignerons vos objections dans votre dossier. Vous pouvez également demander la suppression de vos informations personnelles, bien que nous puissions être obligés de conserver certaines données pour satisfaire à nos obligations réglementaires et contractuelles. La suppression ne sera alors possible que pour les informations qui ne sont pas liées à nos objectifs principaux, comme décrits ci-dessus, et il est possible qu’une telle mesure ait une incidence sur notre capacité à communiquer avec vous par l’intermédiaire d’Internet. Pour demander la suppression de vos données sur les médias sociaux, veuillez contacter le service à la clientèle en suivant le lien ci-dessous : https://hiboonetworks.com/#contact-us.

COMMENT SIGNALER UN DÉFAUT DE CONFORMITÉ AU PRÉSENT AVIS?

Tout client peut signaler un défaut de conformité de Réseaux Hiboo au présent avis de confidentialité en communiquant avec le conseiller juridique de Réseaux Hiboo, dont les coordonnées paraissent ci-dessus.

Réseaux Hiboo examinera toutes les plaintes concernant le respect du présent avis de confidentialité. Si Réseaux Hiboo juge qu’une plainte est justifiée, elle prendra les mesures appropriées pour résoudre la plainte, y compris, si nécessaire, en modifiant ses politiques et procédures. Vous serez alors informé de l’issue de l’enquête concernant la plainte.

OUTILS D’ANALYSE DU SITE WEB ET COLLECTE D’INFORMATIONS PERSONNELLES

Le site Web, les services en ligne, les applications interactives, les messages électroniques et les publicités de Réseaux Hiboo peuvent faire appel à des témoins et à d’autres outils technologiques d’analyse.

Les témoins permettent aux applications Web d’interagir avec vous à titre individuel. Ainsi, les applications Web peuvent adapter leur fonctionnement à vos besoins, à vos goûts et à vos aversions en recueillant et en mémorisant des informations sur vos préférences. Par exemple, des témoins peuvent être associés aux formulaires en ligne de Réseaux Hiboo que vous nous soumettez peut-être régulièrement.
Ces technologies aident également Réseaux Hiboo à mesurer la performance et l’interaction. L’objectif de la collecte d’informations personnelles par de telles technologies sera en phase avec les objectifs énoncés ci-dessus. 

Notre but est simplement de rendre votre expérience des services de Réseaux Hiboo plus pratique et plus personnalisée. Les clients sont libres d’empêcher l’installation de témoins en désactivant simplement cette fonction dans les options de leur navigateur; ils peuvent également supprimer les témoins. Toutefois, cela pourrait avoir un impact sur leur expérience de notre site Web.

Nous avons monté notre site Web en utilisant des outils de cryptage et d’authentification conformes aux normes du secteur afin de protéger la sécurité des informations personnelles.

Nous utilisons en outre des mesures technologiques comme des routeurs sécurisés et des pare-feu pour protéger les informations personnelles. Les informations recueillies sur le site Web sont cryptées avant de transiter sur Internet à l’aide d’une technologie standard permettant d’effectuer des transactions en ligne en toute sécurité.

Malheureusement, en raison de la nature même d’Internet, nous ne pouvons offrir de garantie contre la perte ou l’utilisation abusive des données personnelles transmises par cette voie.